TV-reklam, en projektledares tillbakablick
Hur går en utländsk TV-reklam till och vad bör man veta i förväg?
Det var några av de frågor vi inte hade svar på när vi tackade ja till att vara produktionsledare för en internationell TV-reklam. Kunden var ett multinationellt företag med säte i Tyskland som var vana att arbeta med de mest eftertraktade reklambyråerna och filmbolagen i branschen. Projektet skulle spelas in i Brasilien och skulle vara klart 75 dagar senare.
I det här blogginlägget vill jag dela med mig av de viktigaste lärdomarna vi drog av den här produktionen. Jag har delat in dem i 5 punkter;
Hitta rätt lokala personer att arbeta med.
Visar modeller och får dem godkända av kunden.
Hitta inspelningsplatser.
Gör upp en detaljerad dagsplan.
Var beredd att arbeta dygnet runt.
Jag heter Nicolai och är partner och projektledare på Reisefilm. Syftet med detta blogginlägg är att belysa komplexiteten i att genomföra en utländsk filmproduktion samt dela med mig av mina erfarenheter.
Hitta rätt lokala personer att arbeta med
En av de första sakerna vi gjorde var att hitta ett lokalt företag som kunde hjälpa oss med produktionen. Vi skulle åka till en plats där vi aldrig hade varit förut och behövde "boots on the ground" för att hitta inspelningsplatser och köpa den utrustning vi behövde. Efter att ha skickat ut några e-postmeddelanden och genomfört videomöten landade vi på ett företag som ingav förtroende. Företaget avsatte två personer för att hjälpa oss under produktionen, en på den administrativa sidan och en "fixare" som hette Pedro. Det var oerhört viktigt att hitta rätt fixare eftersom den här personen skulle fungera som vår högra hand före och under produktionen.
"Fixare" är ett ord för en mångsysslare. Den här personen bör ta ett aktivt ansvar för projektet och måste känna till de lokala sederna, språket och platserna som vi ska besöka. Vi gjorde vår research och kunde inte vara nöjdare med den person vi fick med oss ombord.
Jag vill understryka hur viktigt det är att fixaren är bra på att arbeta med människor, ta initiativ och hantera oförutsedda händelser.
Ett exempel på detta var när vi åkte ut till en ö för att filma. Ön visade sig vara full av folk den dagen, och gång på gång lyckades vår fixare med sin sociala kompetens rensa platserna på ett mycket bra sätt.
Ett annat exempel var när vi filmade på en plats och en lokal säkerhetsvakt stoppade inspelningen eftersom han trodde att vi inte hade tillstånd att filma där. Även om vi hade tillstånd var det inte lätt för vakten att inse det, och vår "fixare" löste det med tålamod och en positiv attityd.
En annan viktig aspekt av att ha en bra fixare är hur kunden upplever produktionen. Vår kund skickade ner en person för att övervaka produktionen, och det var mycket betryggande för både oss och kunden att fixaren hade kontroll över alla platser vi åkte till. Detta bidrog till att skapa en bra upplevelse överlag.
Utöver detta hjälpte företaget som vår fixare arbetade för till med att föreslå boende, sminkörer, chaufförer och kläddesigners. De hjälpte oss också att ansöka om tillstånd för att filma och att köpa olika saker som vi behövde för produktionen.
Bild på Pedro (mannen, "jag har det", fixaren) och mig - på jobbet.
Modeller
Eftersom det var en internationell TV-reklam var det viktigt att modellerna hade olika etniska bakgrunder för att så många som möjligt skulle kunna relatera till innehållet. Detta visade sig vara en av våra styrkor eftersom flera av personerna i Reisefilm har rest runt i världen de senaste åren och bildat ett nätverk av personer som var lämpliga kandidater. Vi gjorde en presentation av de personer som vi trodde kunde vara lämpliga och kom relativt snabbt överens med kunden om vilka vi skulle använda. Resultatet blev sex personer från Norge, USA, Australien och Filippinerna.
Viktigt att tänka på när du ansvarar för hanteringen av modeller:
VISA & Vaccin
En viktig uppgift är att få alla modeller att lämna in ansökningar om tillstånd att resa in i landet så snabbt som möjligt. Behandlingen av ansökningarna varierar, och för vissa var det bokstavligen en tidsfråga. Vi lärde oss också att Brasilien inte alltid är så bra på att kommunicera information på ett sätt som är lätt för utlänningar att förstå, vilket gjorde processen ännu mer tidskrävande.
Kom också ihåg att kontrollera vilka typer av vacciner som krävs och vilka som rekommenderas.
Logistik & säkerhet
Informera modellerna tidigt om att det kan bli en eller två extra dagar utöver de planerade produktionsdagarna. I det här projektet hade vi bestämt oss för att använda totalt 5 produktionsdagar, men vissa av modellerna fick tillbringa 7 dagar i Brasilien på grund av försenade flygavgångar.
Rio de Janeiro har mycket kriminalitet och det finns fall där turister har stigit in i falska taxibilar och blivit rånade. Detta innebar att vi var tvungna att få personer som vi litade på att hämta modellerna när de landade, vilket organiserades av vår fixare.
Planera hur ni ska förflytta er mellan inspelningsplatserna. Vi hyrde 1 maxi-taxi och en produktionsvan så att vi snabbt kunde förflytta oss mellan alla inspelningsplatser. Detta innebär också att du måste budgetera för mat, boende och löner för två extra personer som ska fungera som chaufförer.
Gör en lista med kontaktuppgifter till alla personer som är involverade i projektet och dela ut den till alla. Det är många människor att ta hand om i en stor produktion och du vet inte var alla befinner sig hela tiden.
Kostnader
Att flyga människor från hela världen är dyrt och det är viktigt att ha detta i åtanke när man budgeterar för ett projekt. Vi klargjorde detta med kunden redan från början och kom överens om att den faktiska kostnaden skulle täckas av kunden.
Andra kostnader att ta hänsyn till när du skapar en budget är boende, mat, chaufförer, makeupartister, kläddesigners, kläder, produktionsartiklar och andra småsaker för att överleva där du är, som myggspray i Brasiliens skogar.
Inspelningsplatser
"Vi började tidigt leta efter platser att filma på. Det var här vår fixare kom in i bilden, Pedro reste tiotals mil före produktionen och tog bilder på potentiella inspelningsplatser. Det var mycket fram och tillbaka om inspelningsplatserna, men vi fick tag på dem relativt snabbt. Börja söka så snart du har hittat lokala personer att samarbeta med.
Filmtillstånd är en annan viktig aspekt. Vissa platser, särskilt där det finns mycket folk, kräver ett godkännande för att du ska få filma. Vi hittade flera platser som var relativt lika, men det kunde vara stora skillnader i kostnader för filmtillstånd. Genom att ha detta i åtanke sparade vi några kronor åt kunden, och vi hade också en försäkran om att vi kunde filma på alla de platser vi skulle till (man har inte tid att förlora flera timmars filmning på en dag).
Plan för dagen
Det är otroligt viktigt att skapa en detaljerad daglig plan före produktionen. Med en gedigen produktionsplan vet du var du måste vara vid varje given tidpunkt, vilka personer du behöver vid varje given tidpunkt, vilken utrustning du behöver och, viktigast av allt, när du måste packa ihop och flytta till nästa plats för att fånga dagsljuset.
Med en bra dagsplan kan du börja förbereda dig för nästa uppgift tidigt, vilket gör produktionen effektivare och roligare.
Du kan läsa mer om hur vi arbetar här.
Vara beredd att arbeta dygnet runt
Vi arbetade med den här filmproduktionen i totalt 75 dagar, och det var sällan vi hade en ledig dag. När man tackar ja till en utländsk produktion måste man vara beredd att lägga ner flera timmar om dagen för att få hjulen att snurra.
På det här jobbet arbetade vi i fem olika tidszoner, och det var vår uppgift att se till att kommunikationen flöt smidigt mellan alla parter.
Ett exempel på detta är att kunden i Tyskland vill ändra några detaljer på ett klädesplagg. Kläddesignern börjar inte sin dag förrän om 7 timmar, och när svaret kommer behöver personen mer information från Tyskland (som nu har avslutat sin dag). Det är lätt att inse att detta kräver tid och närvaro.
Det är naturligt att du hela tiden har många frågor på gång som du behöver hålla reda på och följa upp. Om du vill göra detta så effektivt som möjligt måste du anpassa din dag så att du är "på" under de olika tidszonernas arbetstider. Var beredd på att saker och ting kan ta mycket längre tid än du är van vid från början. Arbeta strukturerat och sätt igång alla processer du kan så tidigt som möjligt.
Verkligheten är att oförutsedda händelser kommer att inträffa. Nyckeln till att vi lyckades så bra med den här produktionen var att vi arbetade bra tillsammans, hanterade stress och var lösningsorienterade. Med det sagt var den här produktionen otroligt lärorik, rolig och en fantastisk upplevelse. Vi var totalt 17 personer som reste längs Brasiliens kust och skapade minnen för livet. Kunden var också mycket nöjd med slutresultatet och det faktum att vi sparade in 70 procent av de kostnader som de normalt har för en sådan här produktion. Detta möjliggjordes genom att vi använde en minimal produktionsrigg och outsourcade så lite av arbetet som möjligt.
Du kan se länken till det färdiga projektet här.
Bild av alla de människor som hjälpte till att göra detta till en framgång, 1 person är frånvarande.
